Per chi assume
Gli obblighi dei datori di lavoro nel diritto UE
Che cosa chiede il diritto europeo a chi assume in un paese dell’Unione: informazioni scritte e scadenze, misurazione dell’orario, ferie, trasparenza retributiva, dati personali dei dipendenti e parità di trattamento.
Per chi è
Per imprese, startup, professionisti e famiglie che assumono dipendenti in uno o più paesi UE e vogliono una mappa degli obblighi comuni. Le direttive vincolano gli Stati: gli obblighi concreti, le sanzioni e le eccezioni sono nella legge nazionale. Se assumi in Italia, leggi anche gli obblighi dei datori di lavoro in Italia.
In breve
- Le informazioni essenziali sul rapporto vanno date per iscritto: le principali entro il 7° giorno di calendario, le altre entro un mese.
- Serve un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare l’orario giornaliero di ogni dipendente.
- Le ferie non godute non si perdono in automatico se non hai messo il dipendente in condizione di prenderle e non l’hai avvisato.
- Dal recepimento della direttiva 2023/970 devi indicare la fascia di retribuzione ai candidati e non puoi chiedere lo stipendio precedente.
- I dati dei dipendenti sono dati personali: si applica il GDPR.
Informazioni generali, non consulenza legale. Le norme cambiano e hanno eccezioni. Verifica sempre il testo ufficiale nelle fonti in fondo e, per il tuo caso, rivolgiti a un consulente del lavoro, a un avvocato o all’autorità pubblica competente.
Informazioni scritte e scadenze
Devi fornire a ogni dipendente, per iscritto (su carta o in formato elettronico che possa conservare e stampare, tenendo prova dell’invio), le informazioni essenziali sul rapporto [1]:
- Entro il 7° giorno di calendario dal primo giorno di lavoro: parti, luogo di lavoro, mansione, data di inizio, scadenza se a termine, periodo di prova, retribuzione, orario e, se l’orario è imprevedibile, ore garantite, fasce di riferimento e preavviso minimo (art. 5, par. 1).
- Entro un mese: le altre informazioni dell’art. 4, come formazione, ferie, preavviso di recesso, contratto collettivo ed enti previdenziali.
- Modifiche: per iscritto al più tardi il giorno in cui hanno effetto (art. 6).
- Lavoro all’estero oltre 4 settimane consecutive (soglia applicabile salvo diversa scelta della legge nazionale): prima della partenza, informazioni su paese, durata, valuta, benefici ed eventuale rimpatrio; per i lavoratori distaccati anche la retribuzione del paese ospitante (art. 7). Per le notifiche del distacco vedi distacco dei lavoratori.
Inoltre: prova di massimo 6 mesi di regola (art. 8); niente divieto generale di secondo lavoro (art. 9); risposta scritta motivata entro un mese a chi chiede un lavoro più stabile dopo 6 mesi, estendibile fino a 3 mesi per persone fisiche e PMI se la legge nazionale lo prevede (art. 12); formazione obbligatoria gratuita, conteggiata come orario di lavoro e, se possibile, svolta in orario (art. 13); divieto di licenziare chi esercita questi diritti e obbligo di motivare per iscritto se richiesto (art. 18).
Orario: limiti e registrazione
I limiti sono gli stessi visti lato lavoratore: 48 ore medie settimanali straordinari compresi, 11 ore di riposo giornaliero, 24 ore di riposo settimanale più le 11 giornaliere, pausa oltre 6 ore, 4 settimane di ferie pagate [2]. Se il tuo paese consente di superare le 48 ore con il consenso del dipendente, devi tenere registri aggiornati di chi lo fa (art. 22).
Nella sentenza CCOO contro Deutsche Bank (14 maggio 2019, C-55/18) la Corte di giustizia ha stabilito che gli Stati devono obbligare i datori a istituire un sistema oggettivo, affidabile e accessibile che misuri la durata dell’orario giornaliero di ciascun lavoratore [3]. Le modalità (strumenti, eventuali semplificazioni per piccole imprese) le decide la legge nazionale.
Ferie: devi metterle in condizione di prenderle
Con le sentenze Max-Planck (C-684/16) e Kreuziger (C-619/16), entrambe del 6 novembre 2018, la Corte ha chiarito che un dipendente non perde in automatico le ferie (o l’indennità per quelle non godute a fine rapporto) solo perché non le ha chieste. Il datore deve provare di averlo messo in condizione di goderle, in particolare informandolo in modo adeguato e in tempo [4] [5].
Trasparenza retributiva, per dimensione
La direttiva (UE) 2023/970 andava recepita entro il 7 giugno 2026 [6]; controlla la legge del tuo paese (in Italia il decreto legislativo 7 maggio 2026, n. 96 [7]).
| Chi | Obbligo |
|---|---|
| Tutti i datori | Fascia o retribuzione iniziale ai candidati; divieto di chiedere lo stipendio passato; annunci e titoli neutri rispetto al genere (art. 5). Rispondere entro due mesi alle richieste di informazioni retributive e informare ogni anno i dipendenti di questo diritto (art. 7). |
| Tutti, con possibile esenzione sotto i 50 dipendenti per la progressione | Rendere accessibili i criteri oggettivi e neutri per fissare retribuzione e progressione (art. 6). |
| 250 o più dipendenti | Relazione sul divario retributivo di genere entro il 7 giugno 2027 e poi ogni anno (art. 9). |
| 150-249 dipendenti | Relazione entro il 7 giugno 2027 e poi ogni 3 anni (art. 9). |
| 100-149 dipendenti | Relazione entro il 7 giugno 2031 e poi ogni 3 anni (art. 9). |
| Chi è tenuto alla relazione | Valutazione congiunta con i rappresentanti dei lavoratori se il divario medio in una categoria è almeno del 5%, non giustificato e non corretto entro 6 mesi (art. 10). |
Attenzione: se non rispetti questi obblighi, in caso di causa per discriminazione retributiva toccherà a te provare che la discriminazione non c’è stata (art. 18).
Dati personali dei dipendenti
Curriculum, buste paga, presenze e dati sanitari sono dati personali: si applica il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). L’art. 88 consente agli Stati di adottare regole più specifiche per il trattamento dei dati nel rapporto di lavoro, dalla selezione alla cessazione [8]. Verifica quindi anche le regole nazionali, per esempio su controlli a distanza e geolocalizzazione.
Parità di trattamento
Non puoi discriminare per religione o convinzioni personali, disabilità, età o orientamento sessuale; per le persone con disabilità devi prevedere soluzioni ragionevoli, salvo un onere sproporzionato [9]. È vietata la discriminazione fondata sul sesso nell’assunzione, nelle condizioni di lavoro, nella retribuzione e nei licenziamenti [10].
Checklist
- Prepara un modello di lettera o contratto con tutte le voci dell’art. 4 e una procedura per consegnarlo entro 7 giorni.
- Adotta un sistema di registrazione dell’orario giornaliero conforme alla legge del paese.
- Ogni anno, ricorda per iscritto ai dipendenti le ferie residue e la data in cui potrebbero scadere.
- Inserisci la fascia di retribuzione negli annunci e togli dai moduli di candidatura la domanda sullo stipendio attuale.
- Scrivi criteri oggettivi e neutri per stipendi e avanzamenti; prepara una risposta tipo per le richieste ex art. 7.
- Aggiorna l’informativa privacy per candidati e dipendenti.
- Se mandi persone a lavorare in un altro paese, controlla le regole sul distacco prima della partenza.