Per chi assume
Assumere negli Stati Uniti: obblighi di base del datore
Le regole federali da conoscere prima di assumere qualcuno negli USA. Ogni Stato aggiunge le sue: vanno sempre controllate.
Per chi è
Per aziende e persone che assumono dipendenti che lavoreranno negli Stati Uniti. Non sostituisce un consulente: fisco, previdenza e leggi statali richiedono verifiche specifiche.
In breve
- Per ogni nuovo assunto va compilato il Form I-9 (verifica del diritto al lavoro), entro termini precisi.
- E-Verify è volontario per la maggior parte dei datori, obbligatorio per alcuni appaltatori federali e in alcuni Stati.
- Si applicano salario minimo federale (7,25 $/h), straordinari oltre 40 ore e obbligo di tenere registri.
- Discriminazione e ritorsioni sono vietate anche nel rapporto “at will”.
Informazioni generali, non consulenza legale. Le norme cambiano e hanno eccezioni. Verifica sempre il testo ufficiale nelle fonti in fondo e, per il tuo caso, rivolgiti a un consulente del lavoro, un commercialista o un avvocato abilitato negli USA.
Verificare il diritto al lavoro: Form I-9
La legge vieta di assumere chi non è autorizzato a lavorare negli USA e impone di verificare identità e autorizzazione di ogni nuovo assunto, cittadini compresi. [1] Il dipendente compila la Sezione 1 entro il primo giorno di lavoro retribuito; il datore esamina i documenti originali (chi usa E-Verify può usare la procedura alternativa a distanza autorizzata dal DHS) e compila la Sezione 2 entro 3 giorni lavorativi dall’inizio. Il modulo va conservato per 3 anni dall’assunzione o 1 anno dalla fine del rapporto, se più tardi. [2]
E-Verify confronta i dati dell’I-9 con quelli del governo. È volontario per la maggior parte dei datori, ma obbligatorio per chi ha contratti federali con la clausola FAR e per alcuni datori negli Stati che lo richiedono. Se lo usi in una sede, va usato per tutti i nuovi assunti di quella sede. [3]
Ritenute e contributi
Il datore trattiene l’imposta federale sul reddito in base al Form W-4 del dipendente, trattiene e versa i contributi Social Security e Medicare (FICA) e paga l’imposta federale di disoccupazione (FUTA). A questi si aggiungono gli obblighi statali. [4]
Salario, straordinari e registri
- Salario minimo federale: 7,25 $ l’ora; se lo Stato o la città prevedono di più, si applica la cifra più alta. [5]
- Ai dipendenti non esenti vanno pagate le ore oltre le 40 settimanali almeno a 1,5 volte la paga normale. [6]
- Vanno conservati registri di ore lavorate e retribuzioni. [7]
- La legge federale non impone ferie pagate; possono imporle leggi statali o il contratto. [8]
At-will e contratti
Tutti gli Stati tranne il Montana ammettono il rapporto “at will”: datore e dipendente possono chiuderlo in qualsiasi momento. Il licenziamento resta illegale se è discriminatorio o una ritorsione. Un contratto scritto o un contratto collettivo possono prevedere regole diverse (preavviso, giusta causa). [9]
Discriminazione e sicurezza
Il Title VII del Civil Rights Act vieta discriminazioni per razza, colore, religione, sesso e origine nazionale, e si applica ai datori con almeno 15 dipendenti; altre leggi federali coprono età e disabilità. L’ente competente è l’EEOC. [10] L’OSH Act obbliga a un luogo di lavoro senza pericoli gravi riconosciuti e al rispetto degli standard OSHA. [11]
Assumere dall’estero
Per assumere un lavoratore straniero di solito il datore presenta una domanda all’USCIS (per esempio H-1B o L-1). Per l’H-1B la registrazione e la selezione avvengono online; nel 2025 è stato introdotto un pagamento di 100.000 dollari per alcune domande, oggi oggetto di contenzioso: controlla lo stato aggiornato prima di depositare. [12]
Checklist
- Fai compilare la Sezione 1 dell’I-9 entro il primo giorno e completa la Sezione 2 entro 3 giorni lavorativi.
- Verifica se E-Verify è obbligatorio per te (contratti federali, Stato).
- Fatti consegnare il W-4 e registra l’azienda per ritenute federali e statali.
- Classifica correttamente ogni ruolo: esente o non esente dagli straordinari.
- Controlla salario minimo, ferie e malattia previsti dal tuo Stato e dalla tua città.
- Pubblica la retribuzione nell’annuncio e controlla se il tuo Stato o la tua città hanno regole sulla trasparenza salariale; la legge federale vieta di pagare meno per lo stesso lavoro in base al sesso. [5]